Règlement d’ordre intérieur des Commissions Techniques Paritaires et Consultatives

Article 1er

Le présent règlement d'ordre intérieur s'applique aux commissions techniques paritaires et consultatives visées aux articles 24 à 27/0/1 de l'ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l'Office bicommunautaires de la santé de l'aide aux personnes et des prestations familiales (ci-après, "l'ordonnance").

Ci-après, sans autre précision, il convient donc d'entendre par "la commission", indistinctement les commissions paritaires et consultatives.

Par "commission correspondante", il faut entendre :

- d'une part, la commission paritaire visée à l'article 24 de l'ordonnance et les commissions consultatives visées aux articles 24/1 et 24/2 de la même ordonnance ;

- d'autre part, la commission paritaire visée à l'article 27 de l'ordonnance et la commission consultative visée à l'article 27/0/1 de la même ordonnance.

CHAPITRE 1ER : SEANCES

Art. 2

La commission se réunit au siège de l'Office ou via une connexion à distance présentant des garanties suffisantes de sécurité et de confidentialité, répondant aux conditions définies par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, "la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel") et aux recommandations du Responsable sécurité de l'information de l'Office (ci-après, "le DPO").

En principe, la commission se réunit chaque mois d'ordinaire à jour fixe, sauf durant le mois d’août, en tenant toutefois compte des modalités ci-dessous.

Sans préjudice de l'alinéa 2, le nombre de séances peut être augmenté, notamment à la demande de 3 membres d’au moins 2 bancs différents, pour le traitement d'un dossier individuel et lorsque l'exercice des compétences de la commission l'exige, ou diminué notamment en cas d'absence de points à l'ordre du jour ou de faible nombre de points, ne nécessitant pas un traitement direct.

En principe, la commission paritaire visée à l'article 24 de l'ordonnance et les commissions consultatives visées aux articles 24/1 et 24/2 de la même ordonnance, se réunissent le même jour et les séances se suivent.

En principe, la commission paritaire visée à l'article 27 de l'ordonnance et la commission consultative visée à l'article 27/0/1 de la même ordonnance, se réunissent le même jour et les séances se suivent.

Art. 3

Les organisations et associations membres sont convoquées aux séances par invitation électronique envoyée aux représentants désignés par leurs organisations et associations, au plus tard cinq jours ouvrables avant la séance.

Chaque organisation et association membre fournit le nom de deux représentants par mandat au secrétaire.

Lorsque, conformément à l'article 23, § 3, alinéa 2, de l'ordonnance, des séances communes sont organisées avec une ou plusieurs autres commissions techniques ou d'experts, ou avec le Collège Multidisciplinaire, visés aux articles 23/1 à 27/1 de l'ordonnance, ces séances sont convoquées et organisées selon les règles contenues dans les règlements d'ordre intérieur respectifs.

Si l'expertise du Collège Multidisciplinaire est requise, celui-ci se réunit individuellement pour traiter les points inscrits à son ordre du jour, pouvant contenir des données à caractère personnel sensibles, conformément aux règles contenues dans son règlement d'ordre intérieur.

Art. 4

L'ordre du jour est établi par le président, en concertation avec le secrétaire, visés aux articles 15 et 16.

Les demandes de points à inscrire à l'ordre du jour d'une séance sont communiquées au moins huit jours ouvrables avant la séance concernée, par une ou plusieurs organisations ou associations membres ou par le Conseil de gestion de la santé et de l’aide aux personnes.

Il prévoit la possibilité d'examiner des "divers".

L'ordre du jour, ainsi que tous les documents qui s'y rapportent, sont communiqués aux représentants sur l'application BOS, de préférence cinq jours ouvrables avant la date de la séance.

Si un changement à l’ordre du jour ou aux documents qui s'y rapportent est opéré moins de 2 jours ouvrables avant une séance, les représentants en sont avertis par un résumé envoyé par courrier électronique.

Lorsqu'un document supplémentaire ou actualisé doit impérativement être examiné en séance, il doit aussi être communiqué aux représentants sur l'application BOS.

Art. 5

La commission, à l’unanimité, peut décider d’examiner séance tenante toute autre question ne figurant pas à l’ordre du jour.

CHAPITRE 2 : DÉLIBÉRATIONS, QUORUM ET ADOPTION DES AVIS ET DES PROPOSITIONS (AVIS D'INITIATIVE)

Art. 6

Pour le calcul des quorum et majorités, les éventuels arrondis se font vers le haut dès que la décimale atteint 0,5 et vers le bas lorsque la décimale est inférieure à ce chiffre.

Art. 7

La commission paritaire ne peut décider valablement que si au moins la moitié des mandats des organisations ou associations membres est représentée sur chaque banc, physiquement ou par procuration.

La commission consultative ne peut décider valablement que si au moins la moitié des mandats des organisations ou associations membres est représentée, physiquement ou par procuration, sur le banc des organisations représentatives des prestataires des secteurs concernés et sur le banc des organismes assureurs ; et si au moins la moitié de l'ensemble des mandats des organisations ou associations membres de la commission est représentée, physiquement ou par procuration.

Lorsqu’une organisation ou association membre dispose de plusieurs mandats, elle peut être représentée par une seule personne mandatée pour porter le nombre total de voix de l'organisation ou association membre qu’elle représente.

Une liste de présence tenue par le secrétaire atteste que le quorum est atteint et mentionne les procurations visées à l'article 8.

Art. 8

Chaque organisation ou association membre peut être porteuse d’une procuration donnée par une autre organisation ou association membre appartenant au même banc, pour l'ensemble de ses mandats.

Art. 9

En principe, les avis et propositions de la commission sont adoptés par consensus.

Si un vote est demandé par une organisation ou association membre au moins ou en l'absence de consensus constatée par le président, les avis et propositions sont adoptés à la majorité absolue des voix (mandats) des organisations et associations membres présentes, physiquement ou par procuration, sur chaque banc représenté.

Les abstentions sont comptées dans le nombre des présents ; elles n’interviennent pas pour déterminer la majorité des suffrages.

Les propositions de conventions bicommunautaires sont adoptées à la majorité des deux-tiers des voix sur chaque banc.

Si une organisation ou association membre est représentée, pour un mandat, par deux personnes conformément à l'article 18, alinéa 4, elle n'aura que le nombre de voix que cette organisation ou association membre s'est vu attribuer.

Le vote porte sur l'ensemble du point. Cependant, en séance, à la demande d'une organisation ou association membre ou du président, un vote intervient sur chacun des éléments qu'il comporte.

Lorsque le quorum nécessaire visé à l'article 7 est acquis, mais qu’aucune majorité, visée à l'alinéa 2, n’est atteinte, la décision peut être reportée à la séance suivante ou faire l'objet d'un vote électronique conformément à l'article 12. Il est fait mention dans le procès-verbal des raisons de l'absence de majorité.

Un tel report peut avoir lieu deux fois maximum. Ensuite, le point est renvoyé au Conseil de gestion de la santé et de l’aide aux personnes qui se prononce.

Art. 10

En séance, en cas de vote, l'avis ou la proposition est adopté par un vote à main levée ou par tout autre moyen permettant de manifester sa volonté de façon certaine, ou au scrutin secret lorsque trois organisations ou associations membres le demandent.

Art. 11

Par dérogation à l'article 9, au sein de la Commission paritaire "Aînés" visée à l'article 24 de l'ordonnance, seuls les représentants des prestataires du secteur des aînés peuvent prendre part aux délibérations qui concernent ce secteur. Pour ces délibérations, ils disposent, ensemble, du même nombre de voix que les représentants des organismes assureurs.

La répartition des voix, au sein du banc des prestataires, est la suivante :

- 4 voix pour FEMARBEL ;

- 2 voix pour GIBBIS ;

- 2 voix pour BRULOCALIS.

Par dérogation à l'article 9, au sein de la Commission paritaire "Aînés" visée à l'article 24 de l'ordonnance, seuls les représentants des prestataires du secteur des services à domicile peuvent prendre part aux délibérations qui concernent ce secteur. Pour ces délibérations, ils disposent, ensemble, du même nombre de voix que les représentants des organismes assureurs.

La répartition des voix, au sein du banc des prestataires, est la suivante :

- 4 voix pour la FSB ;

- 4 voix pour BRULOCALIS.

Art. 12

Le président peut décider de procéder à un vote électronique sur un point de l'ordre du jour dans l'un des cas suivants :

- le quorum n'est pas atteint en séance ;

- le point à l'ordre du jour n'a pas pu être traité ;

- en cas d'urgence constatée par le président et le secrétaire, lorsque la commission ne pourra se réunir en temps opportun ou,

- dans le cadre de dossiers individuels, si le dossier ne peut pas être traité à la prochaine séance,

Le vote est alors exprimé par voie électronique. Les organisations et associations membres ayant voix délibérative s’expriment par courriel en réponse, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique. A défaut de réponse dans le délai fixé, le vote de l'organisation et association membre concernée est présumé favorable.

Le vote est valide dans les mêmes conditions que celles reprises au Chapitre 2.

Le secrétaire communique le résultat du vote au président et ensuite par courriel aux représentants des organisations et associations membres.

Ce résultat est signalé dans le procès-verbal d’une séance ultérieure de la commission.

Art. 13

Tout représentant d'une organisation ou association membre qui assiste aux séances à quelque titre que ce soit et qui, par rapport à un point de l’ordre du jour de la commission, se trouve dans l'une des deux situations suivantes :

1° avoir directement un intérêt de nature patrimoniale, professionnelle ou personnelle ;

2° être conjoint ou cohabitant, parent ou allié avec une personne impliquée dans un point soumis à délibération,

doit le communiquer aux autres organisations et associations membres de la commission. Il lui est interdit de prendre part à la délibération et au vote sur ce point et il quitte la séance à cette occasion.

Il peut se faire remplacer par un autre représentant de la même organisation ou association membre, après en avoir averti le président et le secrétaire.

CHAPITRE 3 : ORGANISATION

Art. 14

L'ordre du jour et les documents sont communiqués aux représentants. Seuls les représentants y ont accès.

Sans préjudice de l'alinéa 1er, l'ordre du jour d'une commission paritaire et les documents s'y rapportant sont d'office accessibles, sur l'application BOS, aux représentants des organisations et associations membres des commissions consultatives correspondantes.

Sans préjudice de l'alinéa 1er, l'ordre du jour d'une commission consultative et les documents s'y rapportant sont d'office accessibles, sur l'application BOS, aux représentants des organisations et associations membres de la commission paritaire correspondante.

Cependant, par dérogation aux alinéas 2 et 3 :

- les documents relatifs aux questions budgétaires et aux conventions bicommunautaires ne sont communiqués et accessibles qu'aux représentants des commissions paritaires (réservées au paritaire ou attribuées par l'ordonnance) ;

- les dossiers relatifs aux autorisations et agréments des services et institutions ne sont communiqués qu'aux représentants des commissions consultatives concernées (attribués par l'ordonnance).

Art. 15

La commission est présidée par un membre faisant partie du personnel de l'Office.

Le président ouvre, suspend et clôt les séances ; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances et fait observer le règlement d'ordre intérieur.

Lorsque le président est empêché, les prérogatives qui lui sont attribuées en vertu du présent règlement d'ordre intérieur sont exercées par le président de séance, un membre du personnel de l’Office appartenant au même Département que le président et désigné à cet effet par sa hiérarchie.

Le président et, le cas échéant, le président de séance, ne prennent pas part au vote.

Art. 16

Le secrétaire fait partie du personnel de l'Office. Il assure le secrétariat de la commission conformément au présent règlement d'ordre intérieur, y compris la logistique, et rédige l'ordre du jour et le procès-verbal.

Au minimum, le procès-verbal :

- reprend la liste de présence visée à l'article 7, alinéa 4, attestant que le quorum est atteint ;

- relate brièvement les débats ;

- reprend le résultat des délibérations et votes ;

- mentionne les commentaires, si une organisation ou association membre en fait la demande, et les opinions divergentes.

Le procès-verbal est soumis à l'approbation de la commission au cours de la séance suivante.

Toute organisation ou association membre peut présenter des observations relatives à la rédaction du procès-verbal. Même si une observation n’est pas retenue par d’autres membres de la commission, le secrétaire en fait mention dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle l'observation a été formulée.

Art. 17

Les avis et propositions de la commission relatifs à des dossiers individuels :

- consistent soit en un document séparé, soit en un extrait de procès-verbal ;

- mentionnent, dans tous les cas, que le quorum est atteint ;

- doivent, dans tous les cas, être adéquatement motivés.

Art. 18

La commission peut consulter, en raison de la technicité des questions traitées, des experts. Ils n'ont pas voix délibérative.

Les experts sont désignés selon les modalités définies dans le Chapitre 2.

En outre, l'Office peut proposer ou inviter des experts, notamment des membres des autres organes consultatifs et décisionnels de l'Office.

Chaque organisation ou association membre peut être accompagnée d’une personne supplémentaire maximum, ayant une expérience ou une expertise spécifique nécessaire au traitement des points inscrits à l’ordre du jour de la séance. Elle conserve le nombre de voix qu'elle s'est vu attribuer.

Pour le traitement des dossiers individuels, et en fonction de la priorité des dossiers traités, le personnel concerné du service d'inspection de l'Office ou des Services du Collège réuni peut être présent lors de la séance.

Art. 19

En vue d’assurer le suivi budgétaire et l’estimation des besoins, la commission paritaire définit, au moins une fois par an, l’inventaire des données statistiques actualisées qu’elle doit recevoir de façon régulière de l'Office.

Un état des lieux trimestriel de l'évolution des dépenses est également présenté aux organisations et associations membres de la commission.

Art. 20

Les documents soumis à la commission et les procès-verbaux sont confidentiels. Il peut en être référé à l'organisation ou association membre, toujours dans le respect du principe de confidentialité, via l'application BOS, le cas échéant aux conditions définies par la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel et après consultation du DPO.

CHAPITRE 4 : COMMISSIONS PARITAIRES ET CONSULTATIVES

Art. 21

A l'exception de la commission paritaire visée à l'article 25 de l'ordonnance, la répartition des rôles entre les commissions paritaires et consultatives se fait comme suit :

Pour respecter le principe de la gestion paritaire, les commissions paritaires rendent des avis sur :

- les questions budgétaires (réservées au paritaire) ;

- les conventions bicommunautaires (attribuées au paritaire par ordonnance) ;

- les orientations, notes, visions de politique générale ;

à l'initiative de l'Office, à l'initiative d'une organisation ou association membre conformément à l'article 14, ou à la demande du Collège réuni, via le Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes.

Les commissions consultatives continuent à rendre des avis sur :

- les agréments et autorisations des institutions et services (attribués au consultatif par ordonnance) ;

Pour permettre aux organisations et associations représentatives des bénéficiaires de s'exprimer, les commissions consultatives rendent également des avis sur :

- la réglementation (avant-projets d'ordonnances/projets d'arrêtés) ;

- les subsides facultatifs, conformément aux décisions budgétaires prises en concertation avec les commissions paritaires ;

Art. 22

Conformément à l'article 14, une organisation ou association membre d'une commission (paritaire ou consultative) peut se saisir d'un point à l'ordre du jour d'une commission correspondante (paritaire ou consultative), à savoir :

- les orientations, notes, visions de politique générale ;

- la réglementation (avant-projets d'ordonnances / projets d'arrêtés) ;

- les subsides facultatifs, conformément aux décisions budgétaires prises en concertation avec les commissions paritaires ;

à l'exception des questions budgétaires, des conventions bicommunautaires et des dossiers relatifs aux autorisations et agréments des institutions et services (réservés ou attribués par ordonnance).

Elle en avise alors le président et le secrétaire de sa propre commission, de préférence cinq jours ouvrables avant la date de la séance.

Le point est alors inscrit à l'ordre du jour de la séance de la commission. Sans préjudice des modalités définies dans le Chapitre 2, la commission décide :

- de la prise en compte effective ou non du point en séance, conformément aux modalités définies dans le Chapitre 2 ;

- en cas d'issue positive, délibère sur le point lui-même conformément aux règles énoncées dans le présent règlement d'ordre intérieur.

CHAPITRE 5 : ENTRÉE EN VIGUEUR ET MODIFICATION

Art. 23

Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de son adoption par la commission.

Art. 24

Si une commission le juge nécessaire ou à la demande de toute organisation ou association membre de la commission, le présent règlement d'ordre intérieur peut être modifié en tout ou en partie.

Une modification n'est effective qu'après approbation par l'ensemble des commissions, conformément aux modalités définies dans le Chapitre 2 et le cas échéant, conformément à l'article 23, § 1, alinéa 4, de l'ordonnance, moyennant approbation par le Conseil de gestion de la santé et de l'aide aux personnes.

Art. 25

Après au moins une année de fonctionnement, le présent règlement d'ordre intérieur sera évalué par les commissions et d’éventuelles propositions d’amendements seront soumises à la demande du Conseil de gestion de la santé et de l’aide aux personnes.