Huishoudelijk reglement van de Paritaire en Adviserende Technische Commissies

Artikel 1

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op de paritaire en adviserende technische commissies bedoeld in de artikelen 24 tot en met 27/0/1 van de ordonnantie van 23 maart 2017 houdende de oprichting van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag (hierna "de ordonnantie" genoemd).

Hierna worden, als er geen sprake is van een verdere verduidelijking, onder "de commissie" alle paritaire en adviserende commissies verstaan.

Onder "overeenkomstige commissie" moet men het volgende verstaan:

- enerzijds de paritaire commissie bedoeld in artikel 24 van de ordonnantie en de adviserende commissies bedoeld in de artikelen 24/1 en 24/2 van dezelfde ordonnantie;

- anderzijds de paritaire commissie bedoeld in artikel 27 van de ordonnantie en de adviserende commissie bedoeld in artikel 27/0/1 van dezelfde ordonnantie.

HOOFDSTUK 1: ZITTINGEN

Art. 2

De commissie vergadert op de zetel van de Dienst of via een verbinding op afstand die voldoende garanties biedt op het gebied van veiligheid en vertrouwelijkheid en die voldoet aan de voorwaarden van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna "de regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens") en de aanbevelingen van de verantwoordelijke voor informatieveiligheid van de Dienst (hierna "de DPO").

In principe vergadert de commissie gebruikelijk maandelijks op een vaste dag, behalve in de maand augustus, echter met inachtneming van de onderstaande nadere regels.

Onverminderd het tweede lid kan het aantal vergaderingen worden verhoogd, met name op verzoek van drie leden van minstens twee verschillende groepen, voor de behandeling van een individueel dossier en wanneer de uitoefening van de bevoegdheden van de commissie dit vereist, of verlaagd, met name wanneer er geen agendapunten zijn of weinig agendapunten, waardoor ze niet meteen moeten worden behandeld.

De paritaire commissie bedoeld in artikel 24 van de ordonnantie en de adviserende commissies bedoeld in de artikelen 24/1 en 24/2 van dezelfde ordonnantie vergaderen in principe op dezelfde dag en de vergaderingen volgen elkaar op.

De paritaire commissie bedoeld in artikel 27 van de ordonnantie en de adviserende commissie bedoeld in artikel 27/0/1 van dezelfde ordonnantie vergaderen in principe op dezelfde dag en de vergaderingen volgen elkaar op.

Art. 3

De organisaties en verenigingen die lid zijn, worden voor vergaderingen uitgenodigd via een elektronische uitnodiging die uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering wordt verstuurd naar de door de organisaties en verenigingen aangewezen vertegenwoordigers.

Iedere organisatie en vereniging die lid is, bezorgt de secretaris per mandaat de naam van twee vertegenwoordigers.

Wanneer, overeenkomstig artikel 23, § 3, tweede lid, van de ordonnantie, gezamenlijke vergaderingen worden georganiseerd met een of meer technische commissies of expertencommissies of met het Multidisciplinair College, bedoeld in de artikelen 23/1 tot en met 27/1 van de ordonnantie, worden deze vergaderingen bijeengeroepen en georganiseerd volgens de regels van de respectieve huishoudelijke reglementen.

Als de expertise van het Multidisciplinair College vereist is, vergadert het in eerste instantie individueel om de punten te behandelen die op zijn agenda staan en die gevoelige persoonsgegevens kunnen bevatten, overeenkomstig de regels van zijn eigen huishoudelijk reglement.

Art. 4

De agenda wordt opgesteld door de voorzitter, in samenspraak met de secretaris, bedoeld in de artikelen 15 en 16.

Verzoeken om punten op de agenda van een vergadering te plaatsen worden minstens acht werkdagen voor de betrokken vergadering meegedeeld door een of meer organisaties of verenigingen die lid zijn of door de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen.

De agenda voorziet in de mogelijkheid om "variapunten" te onderzoeken.

De agenda en alle documenten die er betrekking op hebben worden bij voorkeur vijf werkdagen voor de datum van de vergadering aan de vertegenwoordigers bezorgd via de toepassing BOS.

Als er minder dan twee werkdagen voor een vergadering een wijziging wordt aangebracht in de agenda of in de documenten die er betrekking op hebben, worden de vertegenwoordigers hiervan verwittigd door middel van een samenvatting die per e-mail wordt verstuurd.

Wanneer een bijkomend of geactualiseerd document absoluut op de vergadering moet worden onderzocht, moet dit document ook via de toepassing BOS aan de vertegenwoordigers worden bezorgd.

Art. 5

De Commissie kan tijdens de vergadering met unanimiteit beslissen om eender welke niet-geagendeerde kwestie te bespreken.

HOOFDSTUK 2: BERAADSLAGINGEN, QUORUM EN GOEDKEURING VAN ADVIEZEN EN VOORSTELLEN (INITIATIEFADVIEZEN)

Art. 6

Voor de berekening van de quorums en meerderheden wordt er eventueel naar boven afgerond bij een decimaal getal vanaf 0,5 en naar beneden bij een decimaal getal onder dat cijfer.

Art. 7

De paritaire commissie kan enkel geldig beraadslagen als minstens de helft van de mandaten van de organisaties of verenigingen die lid zijn, in elke groep fysiek of bij volmacht vertegenwoordigd is.

De adviserende commissie kan enkel geldig beraadslagen als minstens de helft van de mandaten van de organisaties of verenigingen die lid zijn, in elke groep fysiek of bij volmacht vertegenwoordigd is in de groep van de representatieve organisaties van zorgverstrekkers uit de betrokken sectoren en in de groep van de verzekeringsinstellingen, en als minstens de helft van alle mandaten van de organisaties of verenigingen die lid zijn van de commissie fysiek of bij volmacht vertegenwoordigd is.

Wanneer een organisatie of vereniging die lid is over meerdere mandaten beschikt, kan ze worden vertegenwoordigd door één persoon om het geheel van stemmen van de organisatie of vereniging die lid is, te vertegenwoordigen.

Een aanwezigheidslijst bijgehouden door de secretaris, geeft aan dat het quorum bereikt is en vermeldt de volmachten bedoeld in artikel 8.

Art. 8

Elke organisatie of vereniging die lid is, kan, voor het geheel van haar mandaten, een volmacht krijgen van een andere organisatie of vereniging die lid is, die tot dezelfde groep behoort.

Art. 9

De adviezen en voorstellen van de commissie worden in principe bij consensus goedgekeurd.

Als minstens één organisatie of vereniging die lid is een stemming vraagt of als de voorzitter geen consensus vaststelt, worden de adviezen en voorstellen goedgekeurd met absolute meerderheid van de in elke vertegenwoordigde groep fysiek of bij volmacht stemmen (mandaten) van de aanwezige organisaties en verenigingen die lid zijn.

De onthoudingen worden meegeteld in het aantal aanwezigen; er wordt geen rekening mee gehouden om de meerderheid van de stemmen te bepalen.

De voorstellen van bicommunautaire overeenkomsten worden goedgekeurd bij tweede derde meerderheid van de stemmen in elke groep.

Als een organisatie of vereniging die lid is, overeenkomstig artikel 18, vierde lid, vertegenwoordigd wordt voor een mandaat door twee personen, zal ze slechts het aantal stemmen hebben dat deze organisatie of vereniging die lid is, toegewezen kreeg.

De stemming heeft betrekking op het gehele punt. Tijdens de vergadering wordt er op vraag van een organisatie of vereniging die lid is of de voorzitter gestemd over alle elementen die het punt telt.

Als het in artikel 7 bedoelde vereiste quorum is bereikt, maar er geen meerderheid is, zoals bedoeld in het tweede lid, kan de beslissing worden uitgesteld tot de volgende vergadering of plaatsvinden via een elektronische stemming overeenkomstig artikel 12. De redenen voor het ontbreken van een meerderheid worden in de notulen vermeld.

Een dergelijk uitstel kan maximaal twee keer plaatsvinden. Daarna wordt het punt doorverwezen naar de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen, die zich erover uitspreekt.

Art. 10

Als er tijdens een vergadering wordt gestemd, wordt het advies of voorstel goedgekeurd met handopsteking of op elke andere manier die het mogelijk maakt om met zekerheid zijn wil kenbaar te maken, of met geheime stemming als drie organisaties of verenigingen die lid zijn dat vragen.

Art. 11

In afwijking van artikel 9 kunnen, binnen de in artikel 24 van de ordonnantie bedoelde paritaire commissie Ouderen, enkel de vertegenwoordigers van de zorgverstrekkers uit de ouderensector deelnemen aan de beraadslagingen die betrekking hebben op deze sector. Voor die beraadslagingen beschikken ze samen over evenveel stemmen als de vertegenwoordigers van de verzekeringsinstellingen.

De verdeling van de stemmen binnen de groep van de zorgverstrekkers is als volgt:

- 4 stemmen voor FERUBEL;

- 2 stemmen voor GIBBIS;

- 2 stemmen voor BRULOCALIS.

In afwijking van artikel 9 kunnen, binnen de in artikel 24 van de ordonnantie bedoelde paritaire commissie Ouderen, enkel de vertegenwoordigers van de zorgverstrekkers uit de sector van de thuisdiensten deelnemen aan de beraadslagingen die betrekking hebben op deze sector. Voor die beraadslagingen beschikken ze samen over evenveel stemmen als de vertegenwoordigers van de verzekeringsinstellingen.

De verdeling van de stemmen binnen de groep van de zorgverstrekkers is als volgt:

- 4 stemmen voor de FSB;

- 4 stemmen voor BRULOCALIS.

Art. 12

De voorzitter kan beslissen een elektronische stemming te houden over een agendapunt in een van de volgende gevallen:

- het quorum werd niet bereikt tijdens de vergadering;

- het agendapunt kon niet worden behandeld;

- bij dringende gevallen vastgesteld door de voorzitter en de secretaris, wanneer de commissie niet tijdig kan vergaderen;

- voor individuele dossiers, als het dossier niet op de volgende vergadering kan worden behandeld.

De stemming wordt dan via elektronische weg gehouden. De organisaties en verenigingen die lid zijn met stemrecht, stemmen via de antwoordmail binnen de in de vraag om elektronische beraadslaging vastgestelde termijn. Bij gebrek aan antwoord binnen de vastgestelde termijn wordt de stem van de betrokken organisatie of vereniging die lid is, verondersteld voor te zijn.

De stemming is geldig onder dezelfde voorwaarden als die vermeld in Hoofdstuk 2.

De secretaris deelt het resultaat van de stemming aan de voorzitter mee en mailt het vervolgens naar de vertegenwoordigers van de organisaties en verenigingen die lid zijn.

Dit resultaat wordt vermeld in de notulen van een latere vergadering van de commissie.

Art. 13

Elke vertegenwoordiger van een organisatie of vereniging die lid is, die, ongeacht zijn hoedanigheid, de vergaderingen bijwoont en zich met betrekking tot een agendapunt van de commissie in een van de volgende twee situaties bevindt:

1° rechtstreeks een professioneel of persoonlijk belang of een belang van vermogensrechtelijke aard hebben;

2° de echtgeno(o)t(e) of samenwonende partner, bloed- of aanverwante zijn van een persoon die betrokken is bij een punt dat wordt voorgelegd voor beraadslaging;

moet dit meedelen aan de andere organisaties en verenigingen die lid zijn van de commissie. Hij mag niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming over dit punt en hij verlaat de vergadering op die momenten.

Hij kan zich laten vervangen door een andere vertegenwoordiger van dezelfde organisatie of vereniging die lid is, nadat hij de voorzitter en de secretaris hiervan heeft verwittigd.

HOOFDSTUK 3: ORGANISATIE

Art. 14

De agendapunten en de documenten worden bezorgd aan de vertegenwoordigers. Enkel de vertegenwoordigers kunnen deze raadplegen.

Onverminderd het eerste lid kunnen de agenda van een paritaire commissie en de documenten die er betrekking op hebben automatisch geraadpleegd worden via de toepassing BOS door de vertegenwoordigers van de organisaties en verenigingen die lid zijn van de overeenkomstige adviserende commissies.

Onverminderd het eerste lid kunnen de agenda van een adviserende commissie en de documenten die er betrekking op hebben automatisch geraadpleegd worden via de toepassing BOS door de vertegenwoordigers van de organisaties en verenigingen die lid zijn van de overeenkomstige paritaire commissie.

Echter, in afwijking van het tweede en derde lid:

- worden de documenten met betrekking tot (aan het paritair beheer voorbehouden of bij ordonnantie toegewezen) begrotingskwesties en bicommunautaire overeenkomsten alleen meegedeeld aan en kunnen ze alleen worden geraadpleegd door de vertegenwoordigers van de paritaire commissies;

- worden de dossiers met betrekking tot de vergunningen en erkenningen van de diensten en instellingen alleen meegedeeld aan de vertegenwoordigers van de betrokken adviserende commissies (toegewezen door de ordonnantie).

Art. 15

De commissie wordt voorgezeten door een lid dat tot het personeel van de Dienst behoort.

De voorzitter opent de vergaderingen, schort ze op en sluit ze. Hij leidt de discussies, geeft het woord en neemt het af, zorgt voor orde tijdens de vergaderingen en ziet toe op de naleving van het huishoudelijk reglement.

Wanneer de voorzitter verhinderd is, worden de prerogatieven die hem bij dit huishoudelijk reglement worden toegekend, uitgeoefend door de vergaderingsvoorzitter, een personeelslid van de Dienst dat tot hetzelfde departement behoort als de voorzitter en dat daartoe is aangewezen door zijn hiërarchische lijn.

De voorzitter en, in voorkomend geval, de vergaderingsvoorzitter nemen niet deel aan de stemming.

Art. 16

De secretaris behoort tot het personeel van de Dienst. Hij is verantwoordelijk voor het secretariaat van de commissie overeenkomstig dit huishoudelijk reglement, met inbegrip van de logistiek, en stelt de agenda en de notulen op.

De notulen bevatten minstens:

- de aanwezigheidslijst bedoeld in artikel 7, vierde lid, waaruit blijkt dat het quorum bereikt is;

- een beknopt verslag van de debatten;

- de resultaten van de beraadslagingen en stemmingen;

- de opmerkingen, als een organisatie of vereniging die lid is erom verzoekt, en afwijkende meningen.

De notulen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de commissie tijdens de volgende vergadering.

Elke organisatie of vereniging die lid is, kan opmerkingen formuleren in verband met de tekst van de notulen. Zelfs als een opmerking niet wordt aanvaard door andere leden van de commissie, vermeldt de secretaris die in de notulen van de vergadering waarin de opmerking werd gemaakt.

Art. 17

De adviezen en voorstellen van de commissie met betrekking tot individuele dossiers:

- bestaan ofwel uit een afzonderlijk document, ofwel uit een uittreksel uit de notulen;

- vermelden in ieder geval dat het quorum bereikt is;

- moeten in ieder geval afdoende worden gemotiveerd.

Art. 18

De commissie mag, door de technische aard van de behandelde onderwerpen, experten raadplegen. Zij hebben geen stemrecht.

De experten worden aangewezen volgens de nadere regels in Hoofdstuk 2.

Verder kan de Dienst experten voorstellen of uitnodigen, met name leden van de andere adviserende en besluitvormingsorganen van de Dienst.

Iedere organisatie of vereniging die lid is, kan zich laten begeleiden door maximaal één bijkomende persoon met de nodige specifieke ervaring of expertise voor de behandeling van de agendapunten van de vergadering. Ze behoudt het aantal stemmen dat haar is toegewezen.

Voor de behandeling van individuele dossiers, en afhankelijk van de prioriteit van de behandelde dossiers kunnen de betrokken personeelsleden van de inspectiedienst van de Dienst of van de Diensten van het Verenigd College aanwezig zijn tijdens de vergadering.

Art. 19

Om de budgettaire opvolging en de raming van de noden te waarborgen, omschrijft de paritaire commissie minstens een keer per jaar de inventaris van de geactualiseerde statistische gegevens die ze regelmatig van de Dienst moet krijgen.

Een driemaandelijks overzicht van de evolutie van de uitgaven wordt ook voorgelegd aan de organisaties en verenigingen die lid zijn van de commissie.

Art. 20

De aan de Commissie voorgelegde documenten en notulen zijn vertrouwelijk. Ten aanzien van de organisatie of de vereniging die lid is, kan hiernaar worden verwezen, steeds met inachtneming van het vertrouwelijkheidsbeginsel, via de toepassing BOS, in voorkomend geval onder de voorwaarden bepaald in de regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens en na overleg met de DPO.

HOOFDSTUK 4 : PARITAIRE EN ADVISERENDE COMMISSIES

Art. 21

Met uitzondering van de paritaire commissie bedoeld in artikel 25 van de ordonnantie, ziet de rolverdeling tussen de paritaire en adviserende commissies eruit als volgt:

• Om het beginsel van paritair beheer in acht te nemen, brengen de paritaire commissies adviezen uit over:

- de begrotingskwesties (voorbehouden aan het paritair beheer);

- de bicommunautaire overeenkomsten (bij ordonnantie toegewezen aan het paritair beheer);

- de oriënteringen, nota’s en visies voor het algemeen beleid;

op initiatief van de Dienst, op initiatief van een organisatie of vereniging die lid is overeenkomstig artikel 14, of op verzoek van het Verenigd College, via de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen.

• De adviserende commissies blijven adviezen uitbrengen over:

- de erkenningen en vergunningen voor instellingen en diensten (bij ordonnantie toegewezen aan de adviserende commissies);

Om de representatieve organisaties en verenigingen van de begunstigden toe te laten zich uit te drukken, brengen de adviserende commissies ook adviezen uit over:

- de regelgeving (voorontwerpen van ordonnantie/ontwerpen van besluit);

- de facultatieve subsidies, overeenkomstig de begrotingsbeslissingen genomen in overleg met de paritaire commissies;

op initiatief van de Dienst, op initiatief van een organisatie of vereniging die lid is overeenkomstig artikel 14, of op verzoek van het Verenigd College, via de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen.

Art. 22

Overeenkomstig artikel 14 kan een organisatie of vereniging die lid is van een (paritaire of adviserende) commissie een agendapunt van een overeenkomstige (paritaire of adviserende) commissie op haar agenda plaatsen, zoals:

- de oriënteringen, nota’s en visies voor het algemeen beleid;

- de regelgeving (voorontwerpen van ordonnantie/ontwerpen van besluit);

- de facultatieve subsidies, overeenkomstig de begrotingsbeslissingen genomen in overleg met de paritaire commissies;

met uitzondering van de begrotingskwesties, de bicommunautaire overeenkomsten en de dossiers met betrekking tot de vergunningen en erkenningen voor de instellingen en diensten (bij ordonnantie voorbehouden of toegewezen).

Dan brengt ze de voorzitter en secretaris van haar eigen commissie op de hoogte, bij voorkeur vijf werkdagen voor de datum van de vergadering.

Het punt wordt dan op de agenda van de volgende vergadering van de commissie geplaatst. Onverminderd de nadere regels in Hoofdstuk 2 beslist de commissie:

- of het punt al dan niet daadwerkelijk wordt behandeld op de vergadering, overeenkomstig de nadere regels in Hoofdstuk 2;

- Bij een positieve uitkomst beraadslaagt ze over het punt zelf volgens de regels vermeld in dit huishoudelijk reglement.

HOOFDSTUK 5 : INWERKINGTREDING EN WIJZIGING

Art. 23

Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag dat het door de commissie wordt goedgekeurd.

Art. 24

Als een commissie het nodig acht, of op verzoek van elke organisatie of vereniging die lid is van de commissie, kan dit huishoudelijk reglement geheel of gedeeltelijk worden gewijzigd.

Een wijziging wordt pas van kracht na goedkeuring door het geheel van de commissies, overeenkomstig de nadere regels vastgelegd in Hoofdstuk 2 en, in voorkomend geval, overeenkomstig artikel 23, § 1, vierde lid, van de ordonnantie, met de goedkeuring van de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen.

Art. 25

Na minstens één jaar werking zal dit huishoudelijk reglement door de commissies geëvalueerd worden en zullen eventuele amendementsvoorstellen worden voorgelegd aan de beheerraad voor Gezondheid en Bijstand aan Personen.